In andere blogs hebben we het gehad over het contact leggen met fabrikanten in China. Ook kun je op de website lezen over Incoterms, het gebruik van een expediteur en de juridische hulp die beschikbaar is als het fout gaat. Maar laten we nou eens specifiek kijken naar het meest kwetsbare moment in de interactie met jouw leverancier in China, namelijk het moment van betaling. Een som geld overmaken moet je niet zomaar doen, dus moet je je zakenpartner vertrouwen. Die zal jou dat vertrouwen willen geven, en oplichters zijn daar nu juist heel goed in. Als webshophouder kun je wel het risico verkleinen met verschillende methoden. Lees dit blog goed als je op het punt staat geld over te maken naar een Chinese producent.
De gouden regels
- Stuur nooit geld naar een persoonlijke bankrekening. Benadruk dat je altijd een zakelijk nummer wilt zien van het bedrijf. Kunnen of willen ze dat niet, doe dan geen zaken met dat bedrijf.
- Stel betalingsvoorwaarden op in jullie contract. Denk aan 30% vooraf, 40% na kwaliteitsinspectie en 30% na aankomst van goederen. En verwerk ook Incoterms als FCA in het contract. Een goede expediteur neemt dan het vervoer over van de verkoper.
De beste betaalmethoden
- Internationale bankoverboeking (international wire transfer) Een reguliere betaling overschrijven is de meest gangbare methode in het internationale zakendoen. Met de juiste betaalgegevens (BIC/SWIFT-code) kun je zo het bedrag overmaken via internetbankieren. Nadelen: Geef veel informatie bij je overboeking. Vaak wil China factuurnummers zien en weten wie de vervoerder is. Wees bereid uitleg te geven over de overboeking. Er zijn kosten gemoeid met overboeken. Door omrekenen van valuta’s en bankkosten aan beide kanten kan het prijzig worden. Denk aan € 20 tot 50 euro aan extra onkosten per overboeking. Ook duurt het enkele dagen voordat het geld binnen is op de rekening van de verkoper.
- Via een derdenrekening (escrow of remittance) Om de extra kosten te omzeilen, kun je de betaling tijdelijk stallen bij een derde partij die je vertrouwt. Het geld wordt pas betaalt aan de leverancier als bepaalde eisen zijn voldaan (bijvoorbeeld wanneer de producten aan de verwachting voldoen en op tijd aankomen). In dit systeem zijn zowel koper als verkoper beschermt. Alibaba biedt een escrow service aan, en ook Western Union en Lianlian Pay doen het. Nadelen: Je moet het hele bedrag in één keer overmaken, dus de 30-30-40-regel gaat niet meer op. Bij de ontvanger zal de overboeking geregistreerd zijn als afkomstig van de derdenrekening, niet van jouw bedrijf. Om deze redenen zijn er veel Chinese bedrijven die niet met escrow werken.
- Via een rekening in Hong Kong Verwacht je veel en continu zaken te doen met Chinese leveranciers? Dan is het zeker de moeite om te denken aan een eigen zakelijke rekening in Hong Kong. Hong Kong is onderdeel van China, maar het is makkelijker dan op het vasteland om een rekening te openen en van daaruit geld over te maken. Geld overgemaakt van Hong Kong naar elke ander rekeningnummer in China is een binnenlandse overboeking. Tegelijkertijd is geld overmaken naar je eigen zakelijke rekening in Hong Kong simpel. De stadstaat is de belangrijkste hub in Azië voor internationale banken. Nadeel: Het opzetten van je eigen rekening is een bureaucratisch en tijdrovend proces. Je zult hiervoor persoonlijk een bankfiliaal in Hong Kong moeten bezoeken. Het kan maanden duren voor alles geregeld is. Maar als je business groeit en je nog jaren zaken wilt doen in en met China is het de moeite.
- PayPal Deze manier is eigenlijk alleen geschikt voor de eerste aanbetaling of voor een proefzending. Toch is PayPal het vermelden waard om de volgende redenen: – Betaling tussen twee PayPal-accounts is onmiddellijk, dus het geld is meteen binnen. – Wanneer dit goed gaat, weet jij dat het bedrijf waar je geld naartoe stuurt legitiem is. En de Chinese fabrikant weet dat jij je aan de afspraak houdt. – In het Westen is PayPal een bekende en vertrouwde optie Nadelen: De overboekings- en omrekenkosten kunnen hoog zijn. In China zelf is PayPal niet zo bekend en hoog aangeschreven als in het Westen. Leveranciers zullen niet zo happig zijn op het gebruik van PayPal. Als laatste, zorg dat je zeker weet dat je het geld op een zakelijk account stort, niet op dat van een individu.
De conclusie
Vertrouwen, heel veel draait om vertrouwen in het Chinese zakenleven. Daarom gaan Chinese zakenmensen lang uit eten en worden er cadeaus uitgewisseld. Wees open en eerlijk naar jouw leverancier in China; dat zal hij waarderen en is de basis van een duurzame zakelijke relatie. Kom professioneel over en wees voorzichtig, maar ga niet te ver. In het algemeen is een overboeking altijd goed. Doe je voor het eerst inkopen, of doe je dat bij een bepaalde fabriek maar heel zelden? Denk dan aan het gebruik van een derdenrekening. Verwacht je dat je webshop gaat groeien en zul je veel en vaak in China inkopen? Overweeg dan het openen van een bankrekening in Hong Kong. Zoals eerder gezegd, ook het transport naar Nederland moet goed geregeld zijn om vertrouwen te wekken bij banken, de overheid en fabrieken. Douane-expediteur Ademar uit Rotterdam heeft decennia ervaring met wet- en regelgeving en heeft een goede werkrelatie met rederijen. Bel of mail met Ademar voor meer informatie om het transport van jouw goederen voordelig en op tijd in Nederland te krijgen.
